Мінфін
Партнерський проєкт

Технології безпаперового офісу:

що важливо знати кожному підприємцю

Обмін документами в електронному вигляді може суттєво полегшити життя підприємців. Сьогодні банки стали активними учасниками розвитку безпаперового документообігу. Помітну роль у цьому процесі відіграє Приватбанк — найбільший учасник банківської системи, який у 2020 році сконцентрувався на створенні нової цифрової екосистеми для бізнесу.

«Мінфін» на прикладі Приватбанку розповідає про те, які переваги надають підприємцям можливості електронного документообігу.
Що таке безпаперовий офіс
Сьогодні підприємцям все ще доводиться підписувати велику кількість паперових документів – з клієнтами, банками, держорганами. Все це потребує значних витрат часу та ресурсів. Зростають витрати на папір, принтери, зберігання документів та організацію архівів. Найгірше те, що дані потім потрібно шукати в масі паперових документів. Ефективним рішенням для оптимізації цих процесів є створення так званого безпаперового офісу.

Він є набором сервісів, що дозволяють працювати з електронними документами, у тому числі й тими, які вимагають підписів кількох посадових осіб компанії. Взаємодія співробітників компанії, робота з її контрагентами, держорганами та фінансовими установами – узгодження, підписання договорів або будь-яких інших документів – відбувається онлайн в електронному вигляді.
За прогнозами експертів Приватбанку, найближчі декілька років 70% клієнтів повністю або частково перейдуть на безпаперовий документообіг.
Почали з себе
Процес цифрової трансформації бізнесу набирає обертів – світ неухильно рухається до електронного документообігу. Приватбанк одним із перших долучився до цього процесу. Банк переосмислив концепцію роботи з папером та насамперед впровадив у себе технології електронного документообігу. «Ми на своєму досвіді переконалися, що це правильне рішення. Воно допомагає прискорити роботу банку, суттєво скоротити витрати часу та грошей, зменшити кількість помилок. Перехід на безпаперовий документообіг принесе корисний ефект для будь-якого бізнесу», – розповідає Олексій Єрмоленко, керівник департаменту електронного бізнесу Приватбанку.

При цьому фахівці банку розуміли, що, на відміну від великих компаній, далеко не всі представники малого та середнього бізнесу мають можливість вкладати великі гроші в подібні ІТ-розробки. У результаті було ухвалено рішення вивести на ринок готові прості варіантидля бізнесу.
«На наш погляд, це органічний та правильний розвиток співпраці. Ми намагаємось дати клієнтам щось більше, ніж класичний банківський сервіс», – каже Олексій Єрмоленко.

Приватбанк запропонував своїм клієнтам не окремі продукти, а повноцінну екосистему сервісів, які є корисними як для роботи з банком, так і в інших бізнес-процесах підприємців та юридичних осіб.

«Такого набору сервісів та інтеграції з банком немає більше ні в кого на ринку. На сьогодні у нас найбільш розвинена екосистема. До того ж вона не вимагає додаткових витрат від клієнта і доступна всім підприємцям та юридичним особам, які мають рахунок у Приватбанку», – розповідає Олексій Єрмоленко.
Наразі кількість активних користувачів онлайн-сервісів Приватбанку перевищує 100 000.
Що отримують бізнес-клієнти від використання безпаперової екосистеми
Електронна звітність. За допомогою цього сервісу підприємець чи юридична особа може подати практично будь-який звіт – до податкової, ПФУ чи Держстату.

Сервіс розрахований на будь-якого користувача і підприємцю не доведеться запрошувати до себе айтішника, щоб налаштувати сервіс та зрозуміти, як ним користуватися. Цей сервіс нагадає вам про дату подання звітності і ви в онлайн-режимі бачитимете, чи прийнятий звіт держорганом.

Служба підтримки банку завжди готова відповісти на питання, що виникають.

Електронний документообіг. Цей сервіс дає можливість в інтернет-банкінгу «Приват24 для бізнесу»:
створити чи завантажити будь-який документ (рахунки-фактури, договори, накладні, акти виконаних робіт тощо)
підписати його за допомогою кваліфікованого електронного підпису, який також можна дуже швидко випустити у «Приват24 для бізнесу»
надіслати електронний документ своєму контрагенту та бачити, чи відкрив вінт цей документ, коли він його підписав, чи надіслано платіж
отримати назад документ, підписаний вашим постачальником чи покупцем
документи надійно зберігаються на банківських серверах. Але ви можете зберегти їх на свій комп'ютер для зберігання або передачі будь-якому отримувачу, наприклад, держорганам
Сервіс також дозволяє реєструвати податкові накладні у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН). При цьому Ви бачите статус накладної – зареєстрована вона чи ні.

Функції підпису будь-яких електронних документів та створення платежів на підставі отриманих рахунків-фактур також реалізовані у мобільному додатку «Приват24 для бізнесу». Таким чином, бухгалтер може виконувати всі необхідні дії з документами у веб-версії «Приват24 для бізнесу», а підприємець чи керівник працювати з ними у мобільному додатку у зручний для нього час.
Тобто фактично електронний документообіг – це інструмент, що дає можливість оцифрувати частину процесів у компанії. Поки що подібних рішень інші банки на ринку не пропонують. Заради справедливості варто зазначити, що подібні рішення для бізнесу пропонують небанківські організації, але рішення з такоюфункціональністю не будуть безкоштовними.

Існують окремі безкоштовні послуги з організації електронного документообігу, але вони не завжди зручні і не дозволяють інтегруватися з банком та держорганами.

Інтеграція будь-якої бухгалтерської програми з інтернет-банкінгом «Приват24 для бізнесу». Це рішення допомагає передавати до банку створені у бухгалтерській програмі платежі, отримувати виписки, нараховувати зарплату на картки, формувати звіти для відправки до держорганів, передавати документи до сервісу електронного документообігу.

«Приват24 для бізнесу» знадобиться тільки для підпису документів. Інтеграцію достатньо налаштувати лише один раз, а після цього взаємодіяти з банком бухгалтер зможе зі своєї облікової програми.
Paperless – дуже простий та корисний сервіс, який дає можливість обміну документами в електронній формі між юридичними особами, підприємцями та фізичними особами.

Він доступний абсолютно всім. За допомогою цього сервісу можна передати будь-який документ —договір, голосування в ОСББ, рецепт від лікаря, буквально все що завгодно. Для цього документ потрібно підписати кваліфікованим електронним підписом, наприклад, підписом SmartID, вказати електронну пошту адресата, натиснути «надіслати» та одержувач отримає документ із такою самою юридичною силою, як і паперовий документ із живими підписами.

Доступ до сервісу отримати не складно – знадобиться лише проста авторизація за допомогою e-mail.
Файловий КЕП та SmartID
Сьогодні і файловий КЕП, і підпис SmartID, які пропонує Приватбанк своїм клієнтам – абсолютно законні та однакові за функціоналом рішення.

Підпис SmartID (хмарний КЕП) – зручніший, так як не потребує фізичних носіїв типу флешки або токена і доступний на будь-якому смартфоні, планшеті, комп'ютері, де встановлено мобільний додаток «Приват24 для бізнесу». З підписом SmartID ви не прив'язані до робочого місця або до конкретного пристрою і в будь-який момент можете підписати платежі або будь-які інші документи.

Приватбанк вже інтегрував SmartID у всі свої цифрові послуги для бізнесу. SmartID також інтегрований до кабінету платника податків та інтегрованої системи електронної ідентифікації id.gov.ua.
Звичайно, у будь-якого підприємця можуть виникнути питання щодо надійності та безпеки запропонованої моделі роботи. Адже одна справа, коли дані про компанію у паперовому вигляді зберігаються в сейфі, а інша – коли ви маєте справу з електронними документами, які переміщуються через різноманітні інтегровані послуги та додатки.

Відразу слід зазначити, що в даному випадку сам банк несе відповідальність за безпеку всіх сервісів, що пропонуються клієнтам, збереження і конфіденційність даних. На сьогоднішній день не було зафіксовано жодного випадку злому систем, але Приватбанк не втрачає пильності та регулярно проводить IT-аудит своєї цифрової екосистеми для бізнесу.
У планах
Команда Приватбанку працює над розвитком своєї цифрової екосистеми для бізнесу. Вже найближчими місяцями підприємці можуть чекати на нові інструменти роботи з рахунками-фактурами та електронною звітністю, а також сервіс, який допоможе оперативно отримувати корисну інформацію про свій бізнес тощо.
Докладніше про результати банку та його плани щодо розвитку читайте у Річному звіті Приватбанку за 2020 рік.
Партнерський проєкт
Приватбанку та «Мінфіну»
Проєкт опублікований за фінансової підтримки компанії-партнера, але з урахуванням редакційної політики сайту «Мінфін»
Читайте більше про послуги Приватбанку

© 2008-2020 ТОВ "МiнфiнМедiа". Код ЕГРПОУ: 35506859
Копіювання і розміщення матеріалів на інших сайтах дозволяється тільки з гіперпосиланням виду: www.minfin.com.ua
Телефон: (044) 392-47-40
Дзвінок в межах території України з усіх номерів операторів мобільного та міського зв'язку за тарифами операторів
Графік роботи: понеділок - п'ятниця з 09:00 до 18:00
Юридична адреса: Україна, Київ, Вадима Гетьмана, 1-Б, 3 поверх