Минфин
Партнерский проект

Технологии безбумажного офиса:

что важно знать каждому предпринимателю

Обмен документами в электронном виде может существенно облегчить жизнь предпринимателям. Сегодня банки стали активными участниками в развитии безбумажного документооборота. Заметную роль в этом процессе играет Приватбанк — крупнейший участник банковской системы, который в 2020 году сконцентрировался на создании новой цифровой экосистемы для бизнеса.

«Минфин» на примере Приватбанка рассказывает о том, какие преимущества дают предпринимателям возможности электронного документооборота.
Что такое безбумажный офис
Сегодня предпринимателям все еще приходится подписывать множество бумажных документов – с клиентами, банками, госорганами. Все это требует значительных затрат времени и ресурсов. Растут расходы на бумагу, принтеры, хранение документов и организацию архивов. Хуже всего то, что данные потом нужно искать в массе бумажных документов. Эффективным решением для оптимизации этих процессов является создание так называемого «безбумажного офиса».

Он представляет собой набор сервисов, позволяющих работать с электронными документами, в том числе и теми, которые требуют подписей нескольких должностных лиц компании. Взаимодействие сотрудников компании, работа с ее контрагентами, госорганами и финансовыми учреждениями – будь то согласование, подписание договоров или любых других документов – происходит онлайн в электронном виде.
По прогнозам экспертов Приватбанка, в ближайшие несколько лет 70% клиентов полностью или частично перейдут на безбумажный документооборот.
Начали с себя
Процесс цифровой трансформации бизнеса набирает обороты — мир неуклонно движется к электронному документообороту. Приватбанк одним из первых приобщился к этому процессу. Банк переосмыслил концепцию работы с бумагой и в первую очередь внедрил у себя технологии электронного документооборота. «Мы на своем опыте убедились, что это правильное решение. Оно помогает ускорить работу банка, существенно сократить расходы времени и денег, уменьшить количество ошибок. Переход на безбумажный документооборот принесет полезный эффект любому бизнесу», – рассказывает Алексей Ермоленко, руководитель департамента электронного бизнеса Приватбанка.

При этом специалисты банка понимали, что в отличие от крупных компаний, далеко не все представители малого и среднего бизнеса имеют возможность вкладывать большие деньги в подобные IТ-разработки. В результате было принято решение вывести на рынок готовые простые решения для бизнеса.
«С нашей точки зрения, это органическое и правильное развитие сотрудничества. Мы стараемся дать клиентам что-то больше, чем классический банковский сервис», – говорит Алексей Ермоленко.

Приватбанк предложил своим клиентам не отдельные продукты, а полноценную экосистему сервисов, которые полезны как для работы с банком, так и в других бизнес-процессах предпринимателей и юридических лиц.

«Такого набора сервисов и интеграции с банком нет больше ни у кого на рынке. На сегодня у нас наиболее развитая экосистема. К тому же она не требует дополнительных затрат от клиента и доступна всем предпринимателям и юридическим лицам, имеющим счет в Приватбанке», – рассказывает Алексей Ермоленко.
Сейчас количество активных пользователей онлайн-сервисов Приватбанка превышает 100 000.
Что получают бизнес-клиенты от использования безбумажной экосистемы
Электронная отчетность. С помощью этого сервиса предприниматель или юридическое лицо может подать практически любой отчет – в налоговую, ПФУ или Госстат.

Сервис рассчитан на любого пользователя и предпринимателю не придется приглашать к себе айтишника, чтобы настроить сервис и понять, как им пользоваться. Этот сервис напомнит вам о дате подачи отчетности и вы в онлайн режиме будете видеть, принят ли отчет госорганом или нет.

Служба поддержки банка всегда готова ответить на возникающие вопросы.

Электронный документооборот. Этот сервис дает возможность в интернет-банкинге «Приват24 для бизнеса»:
создать или загрузить любой документ (счета-фактуры, договоры, накладные, акты выполненных работ и т.д.)
подписать его с помощью квалифицированной электронной подписи, которую также можно очень быстро выпустить в «Приват24 для бизнеса»
отправить электронный документ своему контрагенту и видеть, открыл ли он этот документ, когда он его подписал, отправлен ли платеж
получить обратно документ, подписанный вашим поставщиком или покупателем
документы надежно хранятся на банковских серверах. Но вы можете и сохранить их на свой компьютер для хранения или передачи любому получателю, например, госорганам
Сервис также позволяет регистрировать налоговые накладные в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН). При этом вы видите статус накладной – зарегистрирована она или нет.

Функции подписания любых электронных документов и создания платежей на основании полученных счетов-фактур также реализованы в мобильном приложении «Приват24 для бизнеса». Таким образом, бухгалтер может выполнять все необходимые действия с документами в веб-версии «Приват24 для бизнеса», а предприниматель или руководитель работать с ними в мобильном приложении в удобное для него время.
Т.е. фактически электронный документооборот – это инструмент, дающий возможность оцифровать часть процессов в компании. Пока что подобных решений другие банки на рынке не предлагают. Справедливости ради надо отметить, что подобные решения для бизнеса предлагают небанковские организации, но решения о сопоставимой функциональностью не будут бесплатными.

Существуют отдельные бесплатные сервисы по организации электронного документооборота, но они не всегда удобны и не позволяют интегрироваться с банком и госорганами.

Интеграция любой бухгалтерской программы с интернет-банкингом «Приват24 для бизнеса». Это решение помогает передавать в банк созданные в бухгалтерской программе платежи, получать выписки, начислять зарплату на карты, формировать отчеты для отправки в госорганы, передавать документы в сервис электронного документооборота.

«Приват24 для бизнеса» понадобится только для подписи документов. Интеграцию достаточно настроить всего один раз, а после этого взаимодействовать с банком бухгалтер сможет из своей учетной программы.
Paperless – очень простой и полезный сервис, который дает возможность обмена документами в электронной форме между юридическими лицами, предпринимателями и физическими лицами.

Он доступен абсолютно всем. С помощью этого сервиса можно передать любой документ – договор, голосование в ОСББ, рецепт врача, буквально все что угодно. Для этого документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью, например, подписью SmartID, указать электронную почту адресата, нажать отправить и у получателя будет документ с такой же юридической силой, как и бумажный документ с живыми подписями.

Доступ к сервису получить не сложно – понадобится только простая авторизация с помощью e-mail.
Файловый КЭП и SmartID
Сегодня и файловый КЭП, и подпись SmartID, предлагаемые Приватбанком своим клиентам, абсолютно законные и одинаковые по функционалу решения.

Подпись SmartID (облачный КЭП) – более удобна, т.к. не нуждается в физических носителях типа флэшки или токена и доступна на любом смартфоне, планшете, компьютере, где установлено мобильное приложение «Приват24 для бизнеса». С подписью SmartID Вы не привязаны к рабочему месту или к конкретному устройству и в любой момент можете подписать платежи или любые другие документы.

Приватбанк уже интегрировал SmartID во все свои цифровые сервисы для бизнеса. Подпись SmartID также интегрирована в кабинет налогоплательщика и интегрированную систему электронной идентификации id.gov.ua.
Конечно, у любого предпринимателя могут возникнуть вопросы относительно надежности и безопасности предлагаемой модели работы. Ведь одно дело, когда данные о компании в бумажном виде хранятся в сейфе, а другое – когда вы имеете дело с электронными документами, которые перемещаются через различные интегрированные сервисы и приложения.

Сразу следует отметить, что в данном случае сам банк несет ответственность за безопасность всех предлагаемых клиентам сервисов, сохранность и конфиденциальность данных. На сегодняшний день не было зафиксировано ни одного случая взлома систем, но Приватбанк не теряет бдительности и регулярно проводит IT-аудит своей цифровой экосистемы для бизнеса.
В планах
Команда Приватбанка работает над развитием своей цифровой экосистемы для бизнеса. Уже в ближайшие месяцы предприниматели могут ожидать новые инструменты работы со счетами-фактурами и электронной отчетностью, а также сервис, который поможет оперативно получать полезную информацию о своем бизнесе и т.д.
Подробнее о результатах банка и его планах по развитию читайте в Годовом отчете Приватбанка за 2020 год.
Партнерский проект
Приватбанка и «Минфина»
Проект опубликован при финансовой поддержке компании-партнера, но с учетом редакционной политики сайта «Минфин»
Читайте больше об услугах Приватбанка

© 2008-2021 ООО "МинфинМедиа". Код ЕГРПОУ: 35506859
Копирование и размещение материалов на других сайтах разрешается только с гиперссылкой вида: www.minfin.com.ua
Телефон: (044) 392-47-40
Звонок в пределах территории Украины со всех номеров операторов мобильной и городской связи по тарифам операторов
График работы: понедельник - пятница с 09:00 до 18:00
Юридический адрес: Украина, Киев, Вадима Гетьмана, 1-Б, 3 этаж